1.2 Unieke bestandsnamen en overzichtelijke mappenstructuren

Bij het werken met InDesign is structuur essentieel

Schets hoe een InDesign document is opgebouwd
Links een schets van een InDesign-document en rechts de mappenstructuur.

Omdat het beeldmateriaal (foto’s en/of logo’s) in een InDesign-document niet wordt opgeslagen maar wordt gekoppeld of wel gelinkt, is het bij een project essentieel een goede mappenindeling en -structuur te maken en om beeldmateriaal goede en unieke namen te geven.
Hoe je de mappenstructuur maakt en hoe je een bestand noemt, is afhankelijk wat je zelf fijn vindt. Ik prefereer om bij de namen van de mappen die bij een project horen, te verwijzen naar het project. Dat geeft me meer overzicht.

Voorbeeld van een mappenstructuur

Een projectnaam heeft bij mij altijd dezelfde opbouw. In het voorbeeld gebruik ik IN00122.

  • De eerste twee letters verwijzen naar de klant. IN = Irèn Nooren;
  • De eerste drie cijfers zijn het projectnummer van die klant. Dus 001 is het eerste project dat ik doe voor Irèn Nooren;
  • De laatste twee cijfers zijn het jaartal van het jaar 2022 waarin ik het project ben begonnen.

Het InDesign-document krijgt eerst het projectnummer IN00122 en daarna het type media-uiting. Bij dit project is dat Flyer. Dit bestand staat in de hoofdmap IN00122Flyer. Daar plaats ik twee mappen in: Beeldmateriaal en Rotzooi, beide met het projectnummer. In de map Beeldmateriaal plaats ik de foto’s en logo’s. In de map Rotzooi komen oude backups. Voordat ik in een InDesign-document grote wijzigingen ga aanbrengen, plaats ik een kopie van het document in de map Rotzooi. Mocht er iets fout gaan bij het wijzigen, dan heb ik de vorige versie als backup.

weergave van mappen op een mac
Screenshot van de mappenstructuur.

Ervaringen van een visual designer || Waarom mappenstructuur belangrijk is

Interface van Adobe Indesign waarbij gekoppeld bestand ontbreekt
Interface van Adobe Indesign waarbij de afbeelding korrelig is omdat het gekoppeld bestand ontbreekt.

Tijdens het werken bij een drukkerij of ontwerpbureau gebeurde het regelmatig dat bij het openen van een InDesign-document de melding kwam dat logo.pdf of image01.jpg ontbrak. Zoekend naar logo.pdf of image01.jpg kwam ik meerdere bestanden tegen met de naam logo.pdf of image01.jpg. Maar welk van de vele logo.pdf of image01.jpg hoorde bij het Indesign-document dat ik probeerde te openen… zucht. Soms was ik uren kwijt met het zoeken naar het juiste bestand.

Moraal van het verhaal: als je jezelf vanaf het begin aanleert om bestanden een unieke naam te geven en eventueel in de map te bewaren bij het Indesign-bestand, voorkom je dit soort frustraties. Als het bestand dan een keer per ongeluk verplaatst wordt (en geloof me dat gebeurt vaak), vind je het makkelijker terug dankzij de unieke bestandsnaam.